Para definir los objetivos y las modalidades de cooperación entre las organizaciones del CAEI, se firmó un Memorándum de Acuerdo (Memorandum of Understanding – MoU) el 30 de mayo de 2011, en Vancouver, Canadá, que fuera extendido en 2016. El Memorándum define los comités del CAEI  y sus respectivas responsabilidades.  Este es un instrumento inclusivo, basado en los principios de colaboración y reciprocidad.

Canadá-2017  Hélène David, Ministra responsable de la Educación Superior, Quebec, Canadá;
Ecuador 2015  René Ramírez, Secretario de Educación Superior Ciencia y Tecnología, Ecuador;
México 2013  Jesús Ancer, Rector, Universidad Autónoma de Nuevo León, (UANL), México;
Brasil 2012  Marcial Rubio, Rector, Pontificia Católica Universidad de Perú, (PUCP), Perú;
Canadá 2010  Dra. Vianne Timmons, Rectora, University of Regina, Canadá.

El Comité de Dirección está formado por miembros asociados del CAEI y es la entidad que define las orientaciones estratégicas del Congreso. Sus miembros son:

Este ente está constituido por representantes de instituciones y organizaciones del país anfitrión del CAEI.  Los miembros del Comité Nacional CAEI Canadá-2017 son:

Francis Brown es el Coordinador Ejecutivo del Comité Nacional del CAEI Canadá-2017, Université du Québec à Montréal.

Para los periodos 2011-2014 y 2014-2017, la Organización Universitaria Interamericana (OUI-IOHE) actúa como la Secretaría Ejecutiva del CAEI.

La Secretaría Ejecutiva, con sede en la Universidad de Montreal, asume todos los aspectos de la organización del CAEI, implementando las decisiones del Comité de Dirección y trabajando en estrecha colaboración con el Comité Nacional, el Comité Consultivo y el Comité Académico Interamericano.